Módulo 1 – Introducción a la Gestión Administrativa

1. ¿Qué es la gestión administrativa? La gestión administrativa es el conjunto de procesos, técnicas y actividades que se llevan a cabo dentro de una organización para planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos disponibles, con el objetivo de alcanzar sus metas de forma eficaz y eficiente. Es una función clave en cualquier empresa, ya que permite que todas las áreas trabajen de forma coordinada y ordenada.

Características principales:
• Implica organización del trabajo diario.
• Abarca tareas de oficina, gestión documental, atención al cliente, comunicación interna y externa.
• Participa en la toma de decisiones y mejora de procesos.

2. Objetivos de la gestión administrativa
Los principales objetivos son:
• Optimizar recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
• Facilitar la comunicación interna y externa.
• Garantizar el cumplimiento legal y normativo.
• Apoyar la toma de decisiones mediante informes y análisis.
• Aumentar la productividad y eficiencia de la organización.

3. Ámbitos donde se aplica
La gestión administrativa no es exclusiva del mundo empresarial. Se aplica también en:
• Empresas privadas (grandes y pequeñas)
• Administraciones públicas
• ONGs y asociaciones
• Instituciones educativas
• Profesionales autónomos

4. Funciones principales
Estas son algunas de las tareas más comunes del personal de gestión administrativa:
• Recepción y atención al público
• Gestión documental: creación, archivo, clasificación y custodia de documentos
• Contabilidad básica: emisión de facturas, control de pagos y cobros
• Gestión de agendas y reuniones
• Apoyo en recursos humanos: gestión de contratos, nóminas, bajas, etc.
• Gestión de compras y proveedores
• Redacción de escritos y comunicación interna

5. Perfil profesional del administrativo
Una persona dedicada a la gestión administrativa debe tener:
• Capacidad organizativa
• Dominio de herramientas ofimáticas y digitales
• Habilidades comunicativas
• Conocimiento de la normativa vigente
• Atención al detalle
• Discreción y responsabilidad

6. Evolución y digitalización
En los últimos años, la gestión administrativa ha vivido una gran transformación gracias a la digitalización de los procesos. Algunos cambios relevantes:
• Uso de software de gestión y bases de datos.
• Digitalización de archivos y documentos.
• Automatización de procesos repetitivos.
• Trabajo en red y colaboración online.
• Integración de herramientas de accesibilidad, como lectores de pantalla o software con navegación por teclado. Este cambio tecnológico ha permitido que la gestión administrativa sea más ágil, accesible e inclusiva.

7. Importancia de la gestión administrativa para las personas con discapacidad visual
Gracias a las herramientas digitales accesibles, hoy es totalmente posible que una persona con discapacidad visual se desempeñe profesionalmente en gestión administrativa. Algunos factores clave:
• Programas compatibles con lectores de pantalla.
• Navegación por teclado sin necesidad de usar el ratón.
• Formularios y documentos bien estructurados.
• Software en la nube accesible desde cualquier dispositivo. El papel del administrativo accesible es, además, fundamental para promover entornos laborales inclusivos, sirviendo muchas veces como puente entre la administración de la empresa y los procesos de inclusión.

8. Conclusión
La gestión administrativa es un pilar básico en cualquier organización. Va más allá del papeleo: organiza, conecta, impulsa y facilita la actividad diaria. Es un campo dinámico, en constante evolución, donde la formación continua y la adaptación tecnológica son claves. Este curso te permitirá adquirir los conocimientos y competencias necesarias para trabajar en este entorno, adaptado a la realidad actual y con perspectiva inclusiva.

1. Introducción
La documentación y la correspondencia son elementos esenciales en la gestión administrativa. Permiten registrar, comunicar y organizar la información necesaria para el funcionamiento de cualquier entidad, ya sea pública o privada. En esta unidad aprenderás los distintos tipos de documentos administrativos, los canales de correspondencia y las normas básicas para su elaboración, clasificación y conservación.

2. Tipos de documentos administrativos
Los documentos administrativos pueden clasificarse en varios grupos según su contenido, función o soporte. Aquí destacamos los más comunes:

2.1 Documentos internos
• Informes: Recogen datos o análisis realizados por personal interno.
• Actas: Resumen de lo tratado en reuniones.
• Notificaciones internas: Comunicaciones breves entre departamentos.

2.2 Documentos externos
• Cartas comerciales: Comunicación formal con clientes o proveedores.
• Solicitudes: Peticiones realizadas a la empresa por parte de usuarios o empleados.
• Reclamaciones y respuestas: Relativas a quejas o aclaraciones.

2.3 Documentos digitales
• Pueden incluir versiones electrónicas de los anteriores, firmadas digitalmente o gestionadas en plataformas específicas.

3. La correspondencia administrativa
La correspondencia es el intercambio de comunicaciones escritas entre la empresa y sus distintos interlocutores.

3.1 Tipos de correspondencia
• Correspondencia oficial: Tiene carácter formal y suele estar relacionada con trámites administrativos.
• Correspondencia comercial: Relacionada con la actividad económica (presupuestos, facturas, pedidos).
• Correspondencia informal: Usada en comunicaciones más relajadas, aunque siempre debe mantenerse un tono profesional.

3.2 Canales de envío
• Correo postal: Aún se usa en trámites legales, notificaciones y envíos físicos.
• Correo electrónico: Canal más frecuente por su rapidez, bajo coste y trazabilidad.
• Mensajería interna o plataformas corporativas: Ejemplo: Microsoft Teams, Slack, intranets corporativas.

4. Requisitos de un buen documento administrativo
Los documentos deben cumplir una serie de características esenciales:
• Claridad: Lenguaje sencillo y directo.
• Precisión: Información concreta, sin ambigüedades.
• Buena presentación: Márgenes, sangrías, uso adecuado de negritas, etc.
• Ortografía y gramática correctas.
• Datos completos: Incluyendo fechas, referencias, destinatarios y remitentes.

5. Registro, archivo y conservación
Toda documentación administrativa debe pasar por un proceso de control:

5.1 Registro
• Todo documento entrante y saliente debe registrarse para garantizar trazabilidad.
• Se asigna un número de entrada o salida, fecha y asunto.

5.2 Archivo
• Puede ser físico (carpetas, archivadores) o digital (servidores, plataformas en la nube).
• Se clasifica por: alfabético, cronológico, temático o numérico.

5.3 Conservación
• Hay normativas legales que indican cuánto tiempo deben conservarse ciertos documentos (por ejemplo, facturas: 4 años según la Agencia Tributaria en España).
• Transcurrido ese tiempo, se puede proceder a su eliminación segura.

6. Firma y validez documental
• La firma manuscrita sigue siendo válida en muchos documentos físicos.
• La firma digital permite validar documentos electrónicos con seguridad jurídica.
• En España, el uso del certificado digital o el DNI electrónico garantiza la autenticidad de muchos trámites administrativos.

7. Comunicación formal: estructura de una carta administrativa
Remitente – Fecha – Destinatario – Asunto – Cuerpo – Despedida – Firma.

8. Normas básicas de estilo en correspondencia
• Usar tratamientos adecuados: “Estimado/a”, “Muy Sr./Sra. mío/a”.
• Evitar coloquialismos o emoticonos en correos formales.
• Revisar siempre antes de enviar.

9. Herramientas digitales para la gestión documental
• Procesadores de texto: Word, LibreOffice Writer.
• Gestores documentales: Google Drive, OneDrive, Dropbox.
• Correo electrónico profesional: Outlook, Gmail corporativo.
• Firmas electrónicas: Autofirma, DocuSign, Adobe Acrobat.

10. Conclusión
La documentación y la correspondencia no solo son tareas rutinarias, sino pilares fundamentales para el buen funcionamiento de una organización. Una buena gestión documental mejora la eficiencia, evita errores y garantiza el cumplimiento legal.

Ejercicios de repaso opcionales

1. Describe qué es la documentación administrativa y su importancia en la empresa.
2. Enumera al menos cinco tipos de documentos administrativos y explica para qué sirve cada uno.
3. Explica cómo se debe estructurar una carta formal.
4. Describe dos métodos para organizar la documentación en una empresa.

1. Introducción
La organización administrativa es el conjunto de normas, estructuras y funciones que permiten que una empresa funcione de forma coordinada y eficaz. Comprender cómo se organiza una entidad es esencial para saber cómo fluye la información, cómo se toman decisiones y cómo se asignan las responsabilidades.

2. Estructura organizativa
Cada organización diseña su estructura en función de su tamaño, actividad y objetivos. Existen varios tipos, pero todos tienen como objetivo facilitar la coordinación entre las personas y departamentos.

2.1 Tipos de estructura organizativa:
• Estructura funcional
• Estructura jerárquica o lineal
• Estructura matricial
• Estructura por procesos o servicios

Importante: Una buena estructura debe ser clara, accesible y evitar duplicidad de funciones o ambigüedades en la autoridad.

3. Departamentos y funciones administrativas
En una empresa, los principales departamentos administrativos pueden ser: Dirección General, Administración y Finanzas, Recursos Humanos, Compras, Ventas y Atención al Cliente, Logística y Marketing.

4. Jerarquía y organigramas
Un organigrama es un gráfico que representa visualmente la estructura jerárquica y funcional de una organización.

5. Coordinación y comunicación interna
Reuniones periódicas, manuales de procedimientos, canales internos de comunicación y sistemas de seguimiento y control.

6. Manual de organización
Incluye misión, visión y valores; estructura y organigrama; funciones de cada puesto; normas de funcionamiento interno.

7. Procesos administrativos
Gestión de facturas, contratación de personal, atención a clientes, gestión de compras, etc.

8. Externalización de servicios
Nóminas, asesoría fiscal/contable, mantenimiento informático, mensajería.

9. Digitalización y nuevas formas de organización
Teletrabajo, equipos multidisciplinares, oficinas sin papeles, plataformas colaborativas.

10. Conclusión
Comprender la organización administrativa es fundamental para desempeñar funciones con eficiencia.

Ejercicios de repaso opcionales

1. Define con tus palabras qué es la organización administrativa.
2. Explica qué es un organigrama y para qué sirve.
3. Describe tres tipos de estructuras organizativas y da un ejemplo de cada una.
4. Enumera al menos tres ventajas de tener una buena organización.

1. Introducción
La gestión documental asegura el acceso rápido a la información, el cumplimiento legal y la protección de datos.

2. El archivo: concepto y funciones
Conservar documentos, facilitar el acceso, garantizar confidencialidad y recuperación eficiente.

3. Tipos de archivo
• Archivo físico / Archivo digital
• Según uso: activo, semiactivo, inactivo

4. Métodos de clasificación documental
Alfabético, numérico, cronológico, temático, geográfico.

5. Herramientas de archivo físico
Carpetas colgantes, archivadores, etiquetas claras, códigos de colores (y alternativas accesibles).

6. Gestión documental digital
Ventajas: ahorro de espacio, acceso remoto, búsqueda, copias de seguridad, sostenibilidad.

7. Conservación y eliminación de documentos
Periodos legales: facturas 4 años, etc. Eliminación segura tras el periodo.

8. Seguridad
Físico: llaves, acceso restringido. Digital: contraseñas, permisos, copias, antivirus, cifrado.

9. Accesibilidad
Documentos compatibles con lectores de pantalla, etiquetas claras, PDFs y Word accesibles.

10. Conclusión
Una buena gestión documental es sinónimo de organización, eficiencia y cumplimiento normativo.

Ejercicios de repaso opcionales

1. Explica qué es un archivo y cuál es su función en la empresa.
2. Diferencia entre archivo físico y archivo digital.
3. Enumera y explica tres métodos de archivo.
4. ¿Qué etapas tiene el ciclo de vida de un documento?
5. ¿Por qué es importante la gestión documental?

1. Introducción
Comunicación interna y externa. Impacto en productividad e imagen.

2. Comunicación interna
Objetivos, canales y tipos (vertical, horizontal, diagonal).

3. Comunicación externa
Objetivos y canales (correo, teléfono, web, redes, medios, publicidad).

4. Elementos de comunicación efectiva
Claridad, concisión, cordialidad, adaptación al canal, revisión previa.

5. Comunicación verbal, escrita y no verbal

6. Herramientas digitales
Outlook/Correo, Teams/Zoom/Meet, Slack, Trello/Asana/Notion.

7. Barreras de la comunicación
Físicas, semánticas, personales, tecnológicas y de accesibilidad.

8. Comunicación corporativa y confidencialidad

10. Conclusión

Ejercicios de repaso opcionales

1. Explica la diferencia entre comunicación interna y externa en una empresa.
2. Describe dos ejemplos de comunicación interna y dos de externa.
3. ¿Qué problemas pueden dificultar una buena comunicación?
4. ¿Qué beneficios tiene una buena comunicación dentro de una empresa?

1. Introducción
Los procesos administrativos básicos estructuran el trabajo diario y aseguran que cada tarea se realice correctamente.

2. Definición de proceso administrativo
Serie de acciones para un objetivo específico; inicio, secuencia y resultado.

3. Principales procesos
Facturación, compras, RR. HH., agendas y reuniones, correspondencia y comunicaciones.

4. Características
Estandarizados, repetitivos, interrelacionados y medibles.

5. Documentación
Formularios, informes, contratos, actas, registros.

6. Mejora continua
Revisiones periódicas, adaptación normativa y tecnológica.

7. Digitalización
ERP, CRM, software específico.

8. Importancia profesional
Organizar el trabajo, anticipar problemas, mejora global.

9. Conclusión

Ejercicios de repaso opcionales

1. ¿Qué son los procesos administrativos y por qué son importantes?
2. Enumera cinco tareas básicas que realiza un auxiliar administrativo.
3. Nombra al menos tres herramientas digitales que se usen en los procesos administrativos.
4. ¿Qué habilidades personales ayudan a desempeñar bien este trabajo?
5. ¿Por qué es importante la planificación en la administración?