Módulo 5 – Herramientas Digitales para la Gestión Accesible

1. ¿Qué es la ofimática?
La ofimática es el conjunto de herramientas y técnicas informáticas utilizadas para realizar tareas de oficina, como procesar textos, crear hojas de cálculo, elaborar presentaciones, gestionar correos electrónicos y organizar información.

2. Importancia de la ofimática accesible
La ofimática accesible garantiza que las personas con discapacidad, en especial con discapacidad visual, puedan usar estas herramientas digitales sin barreras, mediante adaptaciones y tecnologías específicas que facilitan su acceso, uso y productividad.

3. Tecnologías de apoyo para la ofimática accesible
• Lectores de pantalla: programas que transforman el contenido visual en audio o braille, por ejemplo, JAWS, NVDA o VoiceOver.
• Ampliadores de pantalla: permiten aumentar el tamaño de letra y elementos para personas con baja visión.
• Teclados adaptados: teclados en braille o con configuraciones especiales para facilitar la escritura.
• Comandos de voz: sistemas que permiten controlar el ordenador y dictar textos mediante la voz.

4. Programas ofimáticos accesibles más usados
• Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, con compatibilidad para lectores de pantalla y opciones de accesibilidad.
• LibreOffice: suite gratuita y de código abierto con mejoras continuas en accesibilidad.
• Google Workspace: aplicaciones online (Docs, Sheets, Slides, Gmail) accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Herramientas específicas: programas o plugins que mejoran la accesibilidad en entornos ofimáticos.

5. Buenas prácticas para la creación de documentos accesibles
• Usar estilos y formatos predefinidos para títulos, párrafos y listas.
• Incluir texto alternativo en imágenes y gráficos.
• Evitar el uso excesivo de colores o combinaciones poco contrastadas.
• Organizar la información con encabezados jerarquizados.
• Comprobar la estructura mediante herramientas de revisión accesible.

6. Retos y soluciones en la ofimática para personas con discapacidad visual
• Retos: navegación compleja, documentos mal estructurados, gráficos inaccesibles, falta de formación.
• Soluciones: formación específica, uso de plantillas accesibles, software actualizado, colaboración con especialistas en accesibilidad.

1. Introducción a Microsoft Word
Microsoft Word es uno de los procesadores de texto más utilizados en el mundo, tanto en empresas como en la educación. Permite crear, editar y formatear documentos de texto con muchas funcionalidades.

2. Accesibilidad en Microsoft Word
Microsoft Word incorpora varias funciones para facilitar el uso por personas con discapacidad visual, como:
• Compatibilidad con lectores de pantalla (JAWS, NVDA, VoiceOver).
• Navegación mediante estilos y encabezados.
• Herramientas de comprobación de accesibilidad integradas.
• Uso de atajos de teclado para agilizar el trabajo sin usar el ratón.
• Funciones de dictado por voz y reconocimiento de texto.

3. Creación de documentos accesibles en Word
Para garantizar la accesibilidad, se recomienda:
• Utilizar estilos predefinidos para títulos, subtítulos y texto normal.
• Insertar texto alternativo en imágenes, gráficos y tablas.
• Organizar el contenido con listas y tablas correctamente etiquetadas.
• Usar fuentes claras y tamaños legibles.
• Evitar el uso excesivo de colores y contrastes bajos.
• Comprobar la accesibilidad con la herramienta integrada en Word.

4. Redactores accesibles alternativos a Word
Además de Microsoft Word, existen otras herramientas accesibles para redactar documentos:
• Google Docs: Editor online accesible con compatibilidad para lectores de pantalla y funciones colaborativas.
• LibreOffice Writer: Suite ofimática gratuita con buenas opciones de accesibilidad.
• Procesadores de texto compatibles con braille: software especializado que integra braille digital para usuarios avanzados.
• Herramientas específicas para personas con discapacidad visual: como editores de texto compatibles con comandos de voz o simplificados.

5. Consejos para redactar textos accesibles
• Mantener un lenguaje claro y sencillo.
• Evitar abreviaturas o jerga complicada.
• Incluir descripciones para enlaces y elementos no textuales.
• Revisar ortografía y gramática para facilitar la comprensión.

1. ¿Por qué trabajar con Excel (u hojas de cálculo)?
• Facilita cálculos automáticos, listados y análisis de datos.
• Permite generar presupuestos, facturas, inventarios y balances.
• Ofrece atajos de teclado muy completos y buen soporte para lectores de pantalla (JAWS / NVDA).
2. Navegación básica solo con teclado

Acción Atajo Comentario accesible
Moverse por celdas Flechas JAWS anunciará la coordenada (“A1 en blanco”).
Ir a celda concreta Ctrl + G o F5 Escribe la referencia y pulsa Intro.
Seleccionar fila Mayús + Espacio Útil para oír los encabezados de una línea completa.
Seleccionar columna Ctrl + Espacio Igual que arriba, pero vertical.
Ir al principio/fin de la fila Inicio / Fin
Ir a primera/última celda con datos Ctrl + Inicio / Ctrl + Fin

3. Comandos esenciales para la productividad
• Alt + H + O + I → Ajustar ancho de columna automáticamente.
• Ctrl + ; → Insertar la fecha actual.
• Ctrl + Shift + L → Activar o quitar filtros.
• Alt + Mayús + = → Autosuma (Suma rápida).
• F2 → Editar la celda activa (JAWS leerá el contenido en modo edición).
 
•
4. Fórmulas básicas que debes dominar

Fórmula Uso Ejemplo
=SUMA(rango) Sumar una lista de números =SUMA(B2:B10)
=PROMEDIO(rango) Media aritmética =PROMEDIO(C2:C10)
=CONTAR(rango) Contar celdas con números =CONTAR(A2:A20)
=SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Lógica básica =SI(D2>100;"Ok";"Revisar")

5. Tablas y nombres para facilitar la lectura
• Convierte tu rango en Tabla con Ctrl + T:
o Activa “La tabla tiene encabezados” → JAWS leerá “NombreColumna, Fila 3” al moverte.
• Asigna nombres a rangos (Ctrl + F3) para referencias más fáciles en fórmulas.
 
6. Funciones de accesibilidad propias de Excel
• Modo lectura en voz alta: Alt + Ctrl + Espacio (igual que en Word).
• Descripciones de celdas: Alt + Mayús + P (Agregar comentario) para ofrecer contexto adicional que JAWS leerá.
• Comprobación de accesibilidad: Alt + Q, escribe “accesibilidad” y pulsa Intro.

7. Buenas prácticas para hojas accesibles
1. Usa encabezados claros en la primera fila.
2. Evita celdas combinadas; dificultan la navegación.
3. Deja la A1 vacía y coloca un título en A2 para que JAWS empiece directamente en encabezados.
4. Usa formatos numéricos coherentes (moneda, porcentaje).
5. No confíes solo en colores para indicar estados; añade texto (“Pendiente”, “Pagado”).

1. ¿Qué es la nube?
La nube es un espacio de almacenamiento en internet donde puedes guardar archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión.
Te permite trabajar sin depender de un solo ordenador, y es ideal para hacer copias de seguridad.

2. Ventajas para personas con discapacidad visual:
• Acceso desde distintos dispositivos, incluso con móviles accesibles.
• Integración con lectores de pantalla.
• Organización clara y rápida mediante teclado.
• Posibilidad de compartir documentos sin necesidad de pendrives.
 
3. Plataformas accesibles y recomendadas:

Plataforma Ventajas destacadas Accesibilidad
Google Drive Gratuito, integrado con Gmail y Google Docs Muy accesible con JAWS y NVDA
OneDrive (Microsoft) Integrado en Windows, vinculado a Office Accesibilidad alta
Dropbox Simple y con apps accesibles Accesibilidad media-alta
MEGA 20 GB gratis, interfaz sencilla Apta con teclado, menos accesible visualmente

4. Estructura recomendada de carpetas para administración
Puedes usar una estructura lógica para mantener todo organizado. Ejemplo:
📁 Administración Alicia
┣ 📁 Clientes
┣ 📁 Facturas
┣ 📁 Presupuestos
┣ 📁 Nóminas
┣ 📁 Ejercicios del curso
- Inventario_Unidad3.xlsx
- Documento Word Unidad2.docx

5. Buenas prácticas de gestión digital de archivos:
• Nombra los archivos de forma clara: Factura_Cliente1_Julio2025.pdf
• Agrupa los archivos en carpetas temáticas.
• Usa fechas o números si es necesario mantener orden (por ejemplo, 01_Presupuestos, 02_Facturas).
• Haz copias de seguridad regulares.
• Sincroniza tu nube con el PC para trabajar en local.
6. Cómo acceder desde teclado a Google Drive:
• Desde navegador: https://drive.google.com
• Navega con flechas.
• Usa la tecla “.” (punto) para ver todos los atajos.
• Pulsa Shift + T para crear un nuevo documento.
• Shift + F para crear una nueva carpeta.

1. ¿Por qué es importante un correo profesional?
El correo electrónico es una herramienta básica en cualquier oficina.
Permite enviar documentos, responder solicitudes, organizar tareas y comunicarse con clientes y proveedores.
Un correo profesional:
• Usa un lenguaje adecuado y sin faltas.
• Tiene un formato claro y estructurado.
• Lleva un asunto informativo y archivos adjuntos correctos.

2. Plataformas más utilizadas y accesibles:

Plataforma Accesibilidad con lector de pantalla
Gmail (web) Muy accesible con JAWS/NVDA, atajos de teclado funcionales
Outlook (web o programa de escritorio) Altamente accesible y muy usado en entornos de empresa

3. Estructura de un correo profesional:
Asunto: Solicitud de presupuesto – Cliente López

Buenos días:

Adjunto le envío el presupuesto solicitado para los servicios de limpieza del mes de septiembre.

Quedo a su disposición para cualquier duda.

Un saludo cordial,

Alicia Rodríguez
Auxiliar Administrativa
ServiciosS.L.

4. Buenas prácticas al redactar correos:
• Usa el campo “Asunto” para resumir el contenido.
• Saluda al inicio y despídete al final.
• Sé claro, breve y respetuoso.
• Evita mayúsculas sostenidas (parecen gritos).
• Revisa la ortografía (F7 en Outlook).
• Añade documentos adjuntos antes de enviar (Ctrl + Mayús + A en Gmail).

5. Atajos útiles en Gmail (modo básico accesible):
• c → Redactar nuevo mensaje
• / (barra) → Ir a la barra de búsqueda
• e → Archivar
• r → Responder
• f → Reenviar
• Ctrl + Intro → Enviar correo
(Nota: activar los accesos directos desde Configuración > General > Atajos de teclado)

6. Outlook – Ventajas para gestión administrativa:
• Permite agrupar correos por asunto.
• Integración con calendario y tareas.
• Muy buena navegación con teclado (Tab, Alt, F6).
• Accesible tanto en web como en el programa instalado.

1. ¿Por qué usar aplicaciones de tareas y calendarios?
Sirven para organizar tu día a día, recordarte citas, llevar el control de proyectos o simplemente no olvidar nada.
Son esenciales en cualquier entorno de oficina, y muchas de ellas son accesibles con lector de pantalla.

2. ¿Qué puedes organizar con estas herramientas?
• Reuniones y citas
• Fechas límite de entrega
• Proyectos y subtareas
• Recordatorios
• Calendarios compartidos con el equipo

Herramientas de tareas accesibles
Aplicación Tipo Accesibilidad
Google Calendar Calendario online Alta accesibilidad con JAWS / NVDA
Microsoft Outlook (Calendario) Calendario y tareas Muy accesible con el programa instalado
Google Tasks Lista de tareas simple Accesible desde Gmail o app móvil
Microsoft To Do Lista de tareas profesional Muy accesible en PC y móviles
Trello (modo básico) Gestión de proyectos visual Aceptable accesibilidad con teclado y lector

Cómo usar Google Calendar con teclado
• Abrir Google Calendar: https://calendar.google.com
• Moverte por días o semanas: flechas
• Crear nuevo evento: pulsa c
• Navegar por la interfaz: Tab y Shift + Tab
• Guardar evento: Ctrl + S
• Activar lector de pantalla en Calendario: pulsar ? (signo de interrogación) para ver todos los atajos

Microsoft To Do (muy sencillo y accesible)
• Se instala desde Microsoft Store o se usa online.
• Puedes crear listas como:
o "Tareas urgentes"
o "Recordatorios personales"
o "Clientes a contactar"
• Navegación con flechas y tabulador
• Añadir tarea: pulsa Ctrl + N
• Marcar como completada: espacio
• Añadir nota a la tarea: Ctrl + Mayús + N

1. ¿Por qué usar programas de facturación?
Los programas de facturación ayudan a crear, enviar y gestionar facturas, presupuestos y recibos de forma rápida y profesional.
Son muy útiles para evitar errores, llevar un control y preparar documentos para Hacienda.

2. Características importantes en programas accesibles:
• Navegación sencilla con teclado.
• Lectura clara de las pantallas con lectores como JAWS o NVDA.
• Posibilidad de exportar datos (PDF, Excel).
• Funciones básicas como crear facturas, clientes y productos.
• Copias de seguridad y almacenamiento en la nube.

3. Programas gratuitos recomendados y accesibles:

Programa Descripción Accesibilidad Comentarios
FacturaScripts Software libre para facturación y contabilidad Accesible si se configura bien Requiere algo de instalación y configuración
GnuCash Contabilidad y facturación básica Funciona con lector de pantalla Más orientado a finanzas personales
Invoice Ninja (online) Facturación en la nube Navegable con teclado Interfaz limpia y moderna
Wave (online) Facturación y contabilidad para autónomos Buena accesibilidad Solo en inglés, pero es intuitivo

4. Uso básico de un programa de facturación
• Crear clientes con sus datos (nombre, dirección, NIF).
• Crear productos o servicios con precio.
• Generar una factura vinculando cliente y producto.
• Añadir impuestos (IVA).
• Guardar y enviar factura en PDF.

5. Alternativa accesible con Excel
Si no quieres instalar programas, puedes crear plantillas de facturas accesibles en Excel, usando fórmulas y formatos adecuados para JAWS.

1. ¿Qué son las herramientas de lectura y dictado?
Son aplicaciones o funciones que te ayudan a convertir texto en voz (lectura) o voz en texto (dictado).
Facilitan escribir documentos, correos o tomar notas sin usar el teclado, y escuchar textos largos con claridad.

2. Lectores de pantalla integrados y complementarios:
• JAWS: el lector de pantalla más usado por invidentes.
• NVDA: lector gratuito y de código abierto.
• Narrador de Windows: lector integrado, básico pero útil.
• NaturalReader: software que lee documentos en voz natural (algunos gratuitos).

3. Programas y funciones de dictado:
• Dictado de Windows: presiona Win + H para activar dictado por voz.
• Google Docs: Dictado por voz (Herramientas > Escritura por voz).
• Dragon NaturallySpeaking: software comercial muy avanzado.
 
4. Buenas prácticas para dictado:
• Habla claro y despacio.
• Usa comandos de puntuación (por ejemplo, “coma”, “punto”).
• Revisa el texto siempre para corregir errores.
• Divide el texto en frases cortas para facilitar la corrección.

5. Aplicaciones que combinan lectura y dictado:
• Microsoft OneNote: permite dictar y escuchar notas.
• Google Keep: notas rápidas con dictado y lectura.
• Balabolka: programa gratuito que convierte texto a voz en múltiples formatos.

1. ¿Qué es la navegación con lector de pantalla?
Es la forma de moverse y usar el ordenador leyendo en voz alta lo que está en pantalla, para que una persona invidente pueda trabajar de forma autónoma.

2. Principales comandos para navegar con JAWS (pueden variar con otros lectores):

Acción Comando
Moverse carácter a carácter Flechas izquierda/derecha
Moverse palabra a palabra Ctrl + Flechas izquierda/derecha
Moverse línea a línea Flechas arriba/abajo
Leer párrafo completo Ctrl + Flecha abajo
Leer desde el cursor Insert + Flecha abajo
Navegar por encabezados H (siguiente), Shift + H (anterior)
Navegar por enlaces Tab (siguiente), Shift + Tab (anterior)
Listar enlaces Insert + F7
Abrir el menú de JAWS Insert + J

3. Consejos para mejorar la navegación:
• Usa la lista de encabezados para saltar entre secciones (Insert + F6).
• Familiarízate con los modos de exploración.
• Usa los marcadores para volver a lugares importantes.
• Personaliza la velocidad y la voz para mayor comodidad.
 
4. Cómo usar atajos en programas comunes:
• En Word, Excel y navegador web, JAWS tiene comandos específicos para facilitar la lectura.
• Por ejemplo, en navegadores, usar Insert + F7 para ver lista de enlaces.
• En hojas de cálculo, comandos para leer celdas y fórmulas.

1. ¿Qué son los entornos colaborativos?
Son plataformas online donde varias personas pueden trabajar juntas en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y gestionar tareas y calendarios en tiempo real.

2. Plataformas principales y accesibilidad:

Plataforma Accesibilidad Comentarios
Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive) Alta accesibilidad con JAWS y NVDA Permite edición simultánea y comentarios
Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint online) Muy accesible y potente Integración con OneDrive y Teams
Trello Moderada accesibilidad Gestión de proyectos en tableros
Slack Buena accesibilidad Comunicación en equipo por mensajes

3. Funciones clave accesibles:
• Edición simultánea con seguimiento de cambios.
• Comentarios y chat integrados.
• Control de versiones y permisos.
• Acceso desde cualquier dispositivo con conexión.
 
4. Buenas prácticas para colaboración accesible:
• Utiliza títulos y estilos en documentos.
• Describe imágenes con texto alternativo.
• Mantén el formato simple y consistente.
• Usa listas y tablas simples.
• Fomenta la comunicación clara y estructurada.

5. Cómo trabajar en Google Docs con JAWS:
• Usa los comandos para saltar entre secciones y encabezados.
• El lector anuncia los comentarios y quién los hizo.
• Usa el chat para preguntas rápidas sin salir del documento.
• Guarda y accede a documentos desde Google Drive integrado.

6. Microsoft 365 y accesibilidad:
• Permite abrir y editar archivos desde OneDrive.
• Uso de dictado y lectura en voz alta integrados.
• Navegación rápida con teclado en Outlook, Word y Excel online.
• Integración con Microsoft Teams para videollamadas y chats accesibles.